トラブルが発生した工場内の設備や機械などの修理を紙の帳票で依頼するケースでは、トラブル報告書を手書きで作成、修理部門に連絡して報告書を提出、修理を実施…といった業務フローの各所でタイムラグが発生し、修理が遅れてしまう可能性が。

紙の帳票のデータをExcelに入力し、集計・加工して作成した報告書は、ソースとなるデータが更新されたり追加されたりすると、入力からやり直しになってしまいます。また、BIツールの連携で帳票のデータを分析しているケースでは、帳票の仕様が変更になるたびに情報システム部にBIの設定変更を依頼しなければなりません。

点検実施チェック欄に単純にチェックマークを入れるだけの紙の点検報告書では、本当にチェックをしたのかどうか確証がなく不安が残ります。また、メーターに表示された数値を報告書に手書き記入させるケースでは、誤記入・誤判読によって重大なトラブルにつながるリスクも。